Vacature Personal Assistant / Eventplanner

Deze functie is nieuw binnen ons team, dus als je energie krijgt van het helpen opzetten van deze functie en graag nieuwe werkzaamheden naar je toetrekt, dan is dit jouw job!

Organisatie

IVBN is een dynamische en professionele branchevereniging in vastgoed. Het bureau zit in het bruisende WTC Den Haag. Ons kleine team bestaat uit een directeur, communicatiemanager, officemanager en drie adviseurs. Wij behartigen de belangen richting de politiek en de vastgoedmarkt van 33 vastgoedinvesteerders in de vorm van vastgoedfondsen en vastgoedbeheerders. Ons bureau houdt zich daarnaast ook bezig met diverse interne projecten. De communicatiemanager heeft bijvoorbeeld het nieuwe bedrijfslogo en huisstijl ontworpen en de officemanager houdt zich o.a. bezig met het nieuwe interieur en werkplekken.

Wegens groei binnen de vereniging is IVBN op zoek naar een extra aanwinst voor het team.

Functie

De directeur is een toegankelijke en vriendelijke vrouw en zoekt een steun en toeverlaat bij haar dagelijkse werkzaamheden. Als assistant verlies je haar mailbox en agenda niet uit het oog en weet je op elk moment van de dag precies wat er gebeurt, met wie, en wat er verder nog op de planning staat. Ook coördineer je de kwartaal bestuursvergaderingen op diverse locaties en maak je de verslaglegging. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, penningmeester en 4 bestuursleden. Het bestuurssecretariaat is een leuk groep die regelmatig met elkaar lunchen of met mooi weer een stukje varen.

Als het gaat om het plannen van de events krijg je alle ruimte en vrijheid om het nog compleet eigen te maken. Creativiteit en ideeën worden dan ook gewaardeerd! Je kunt in hoofdlijnen sparren samen met een eventmedewerker van de andere locatie, maar jij bent wel het visitekaartje van IVBN. Denk in hoofdlijnen aan bijvoorbeeld het opvragen van offertes, het maken van de draaiboek en het in kaart brengen van de bijbehorende financiën. Ook ben je gastvrouw tijdens deze events en zorg je op de achtergrond dat alles soepel verloopt.

Functie eisen

• Communicatief sterk, klantgericht en heeft oog voor detail
• Goede planner
• Minimaal 2 jaar aantoonbare relevante werkervaring als personal assistant
• HBO+ werk- en/of denkniveau
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

Aanbod

• Salaris: tussen de € 3.000,- en € 4.000,- bruto op basis van 40 uur – dit is afhankelijk van leeftijd en ervaring
• 30 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband
• Reiskostenvergoeding (en een 2e klasse NS-businesscard voor zakelijke reizen)
• Vakantiegeld
• Pensioenregeling
• De mogelijkheid om een vaste dag per week thuis te werken
• Een jaarcontract dat bij een wederzijdse klik en goed functioneren omgezet zal worden in een contract voor onbepaalde tijd